Планировать можно не только с помощью списков to do, рабочего календаря и других привычных инструментов. Так, продакт-менеджер Яндекс.Коннекта Полина Анисимова ставит цели по методу OKR, который используется в Google, и высчитывает придуманный ей «коэффициент продуктивности». Полина рассказала, какими фреймфорками пользуется её команда, как перестать паниковать перед большими списками задач и когда стоит менять систему планирования.

Рабочее и личное планирование

Расскажи немного о себе: чем ты занимаешься в Яндексе и за его пределами?

Я работаю продактом в B2B-направлении компании — «Яндексе для бизнеса». Мой продукт, Яндекс.Коннект, включает в себя сценарии, общие для разных инструментов: например, выдачу доступов или работу с оргструктурой организации.

В продакт-менеджмент я пришла из медиа: когда-то давно закончила журфак и довольно много работала по специальности еще в студенческие годы — успела побывать и редактором, и автором, и фактчекером. Меня до сих пор иногда зовут писать статьи, в частности про архитектуру. Помимо этого я стараюсь успевать жить, заниматься кроссфитом и вести подкаст про собак.

Отделяешь ли ты личное планирование от рабочего? Если ты делаешь это, то как?

Да, я из тех людей, которые всё систематизируют. У меня есть система личного планирования, которая сложилась итеративно и с годами. И есть рабочая — на уровне команды, отдела и компании. Но они, конечно, пересекаются, в первую очередь, по срокам.

Мне кажется, что для любого планирования важна цикличность: нужно отслеживать динамику, как положительную, так и отрицательную. А сделать это можно, только замеряя равные отрезки времени. В рабочем планировании мы в Яндексе ориентируемся на полугодия и кварталы.

Некоторые команды в Яндексе работают по методике Scrum, в том числе и моя. У нас есть несколько стратегических целей и направлений, а также метрики, на которые мы смотрим. Мы замеряем их постоянно, при этом у нас есть полугодовые целевые показатели и планирование привязано к ним. А промежуточное деление — это квартал. Также каждый месяц команды собираются и смотрят на прогресс: обсуждают, как скорректировать тактические шаги.

В жизни я использую систему OKR (целей и ключевых результатов), по которой работают в Google. Она работает так: вначале задаются цель на определённый срок и несколько KPI, которые будет легко измерить. Отличие этого фреймворка от популярных SMART-целей в том, что в OKR можно ставить недостижимые задачи.

Из Scrum мне нравится инструмент ретроспективы. Используя его, нужно проанализировать прошлый период и подумать, почему произошло то или иное событие, что помогало, а что мешало достичь цели. В какой-то момент я стала смотреть не столько на то, что помогает мне достигать целей, сколько на то, из-за чего я чувствую себя хорошо.

Я знаю, что чувствую себя счастливой, когда достигаю каких-то целей и когда мне при этом психологически комфортно

Спойлер: из чего складывается моё ощущение комфорта я тоже посчитала.

Как ты это высчитываешь?

Примерно год назад, когда я в очередной раз просматривала свои цели, я составила список направлений — чего бы мне хотелось достичь в разных сферах. Я поняла, что некоторые из этих целей — это конкретные достижения: например, «хочу получить права».

А есть такие планы, как «больше читать» или «ходить в театр». Во-первых, я поняла, что здесь важна регулярность. Во-вторых, я чувствую себя лучшим человеком, когда их выполняю. Например, когда я занимаюсь спортом, я чувствую себя более здоровой, получаю больше эндорфинов и дофамина.

Я выписала все вещи, которые, как мне кажется, делают мне лучше, и перенесла их в трекер привычек, поставив напоминания. Потом я стала следить за количеством таких «подходов» и высчитывать из них среднемесячное. Таким образом у меня сформировался коэффициент продуктивности — я на самом деле его так называю.

Я знаю, что это звучит немного безумно. Но мне это безумие хорошо помогает и подходит

Смешно, что мой коэффициент продуктивности всегда коррелирует с общим состоянием. Прошлым летом у меня был психологически довольно сложный период, и коэффициент отразил это в числах — была большая просадка. Не знаю, корреляция это или каузация, но что-то из этого есть. Это классно, и я очень люблю за этим всем наблюдать.

Часто сталкиваешься с тем, что работа наезжает на твое личное время или нарушает какие-то другие границы?

Да. У меня есть проблема: я очень люблю работать. На моём предыдущем месте работы, в агентстве заказной разработки, был, как это иногда называют, режим стартапа. Мы создавали проекты, аналогичные которым делаются в Яндексе год с помощью 20 разработчиков, за семь месяцев и командой из пяти человек. При этом у меня бывало по три заказчика одновременно, а поле ответственности размывалось.

С одной стороны, это привело меня в Яндекс. До Яндекса у меня было чуть больше года стажа в IT. Я получила диплом журфака и на следующий день вышла работать в это агентство разработки. А через год и три месяца оказалась здесь на позиции менеджера. Я сильно выросла за это время: в режиме, когда ты за все вечно ответственен, быстро развиваешься.

С другой стороны, это привело меня к нервному срыву и выгоранию. Мне кажется, избежать выгорания можно, только искусственно ограничивая себя. Когда я не задаю себе рамки, то начинаю работать 24/7: отвечать на письма посреди встреч с друзьями, нервно пролистывать трекер перед сном, а утром первым делом проверять рабочий мессенджер.

Ставить себе рамки очень сложно, обсуждать это с коллегами и друзьями ещё сложнее. Но если ты сегодня в восемь вечера или в какое-то приемлемое время решишь, что сейчас всё закрываешь, то у тебя останется чувство, что хочется ещё немного поработать. А на следующий день ты с большей вероятностью проснешься с желанием что-то поделать, чем если бы работал до двух ночи и лёг измождённый и без сил.

Работа 24/7 действительно приносит очень хорошие краткосрочные результаты. Но в рамках карьеры и жизненного процесса хочется играть в долгую, а не перегорать и менять работу каждые полгода, убивая здоровье.

Про работу 24/7. Представь, что у тебя скопился список to do, где много задач — рабочих, личных, каких угодно. Как ты к этому подходишь: справляешься с паникой, расставляешь приоритеты?

Мне кажется, что я уже накачала мышцу «не паниковать перед большим списком дел». Большой список дел меня не пугает, потому что я в любой момент времени понимаю, какие пункты для меня самые важные. Если я не понимаю этого с ходу, то пунктом 0 ставлю себе задачу понять, что сейчас важнее всего и почему.

Но, конечно, бывает и такое, что я срываюсь и начинаю делать самые простые задачи из списка, а не приоритетные. Я не гиперпродуктивный робот и иногда скатываюсь в неудачные паттерны, но мне интересно с этим разбираться и налаживать работу.

Самое сложное в планировании — управлять своим психоэмоциональным фоном. Мне кажется, что это важное конкурентное преимущество: если умеешь контролировать своё психологическое состояние, то будешь более эффективным.

Не впадать в прострацию помогают различные практики тренировки фокуса: например, я стараюсь медитировать. У меня в рабочем календаре каждый день стоит встреча, которая называется «Выдохнуть». В эти полчаса я восстанавливаюсь: если я продуктивно поработала, то могу остановиться и порадоваться. А если меня что-то расстроило, то медитирую и успокаиваюсь. Для медитации я использую привычный Headspace: в нём есть короткие гайды на 5–15 минут.

Как ещё ты восстанавливаешься?

У меня недавно появился инсайт на эту тему: просто делать то, что тебе хочется прямо сейчас. Раньше у меня всегда была гора планов на выходные: почитать, заняться подкастом или сходить куда-то с друзьями. Сейчас я учусь прислушиваться к тому, чего мне хочется прямо сейчас. Если хочется убрать в квартире и съесть мороженое вместо того, чтобы идти на вечеринку, то это и нужно делать.

Менеджмент проектов в Яндексе

Какие задачи ты берёшь на себя как продакт? Много ли в твоей работе «проектной» составляющей?

Поскольку мы работаем по Scrum, то у нас сейчас нет проджект-менеджеров. Мы идём к тому, чтобы команды самоорганизовывались и за результат, по возможности, отвечали сами. А я вместе с коллегами из продуктовой команды и руководителями занимаюсь в большей степени определением нашего стратегического видения и проработкой тактических шагов в виде запуска конкретных фич.

Помимо этого я веду коммуникации со смежными командами: подключаюсь там, где нужно общее решение по тому, куда будет двигаться наш продукт внутри экосистемы Яндекса. Ещё занимаюсь исследованиями: например, провожу интервью и анализирую данные о том, как пользователи работают с нашими продуктами. Иногда менторю стажёров и младших менеджеров.

По каким методологиям работает ваша команда? Scrum?

Да, мы работаем по Scrum. В первую очередь потому, что это предполагает, что команда самоорганизующаяся и осознанная. Я верю в то, что команду очень выгодно заинтересовать именно достижением ваших общих целей. Чем больше команда понимает, зачем вы сейчас делаете конкретную фичу, тем с большей вероятностью вы сделаете её хорошо.

Дизайнер, разработчик, аналитик или тестировщик, даже имея в виду ту же самую цель, всегда думают в абсолютно разных парадигмах

Благодаря обсуждениям задач с командой решения выходят более продуманными. Ещё это работает на вовлечённость людей. Когда члены команды разбирают задачу вместе, то уже не думают, что им нужно выполнить свой кусок и закрыть тикет: они понимают, чего хочется добиться в итоге.

А как устанавливаются KPI?

У нас довольно прозрачная система KPI со стороны Яндекса (мы называем их таргетами). Но бывают какие-то цели, которые кажутся недостаточно амбициозными. Поэтому на уровне отдела мы пытаемся доформулировать представление о том, в какую сторону стоит двигаться нашему направлению и продукту. Потом выбираем важные для нас продуктовые метрики и прикидываем количество ресурсов, которое можем потратить на достижение этой цели.

Когда у нас сформировалась гипотеза о том, какой таргет стоит установить, мы согласовываем её с нашими верхнеуровневыми руководителями. Иногда у нас возникают разногласия, мы долго обсуждаем и согласовываем идею — и это нормальный процесс. В своей практике я пока не встречала ситуации, когда руководитель не пояснил бы, почему не согласен с нашим видением. Это довольно открытые переговоры.

Как ты оцениваешь результаты команды? Как даёшь и получаешь фидбэк?

Для этого есть система ревью: она завязана на те же периоды, что и наши цели. В её рамках у нас есть регулярные сессии обратной связи. А в начале периода мы с техническим руководителем встречаемся с членами команды и выдаём взаимные ожидания. С ними необязательно соглашаться: важно проговаривать и менять их.

С помощью чего отслеживаешь прогресс в работе?

Я регулярно анализирую набор своих навыков. Продакт — это такая профессия, когда в рамках одной специализации может быть миллион разных скиллов: анализа данных, управления командой и так далее.

Так как Яндекс большой, то и требования к менеджерам в разных отделах очень разные. Например, есть продукты, в которых на должность продакта не возьмут человека, который не умеет писать код. Поэтому я стараюсь прикидывать свой круг навыков и думать, чего мне не хватает в рамках направления, в котором мне хочется развиваться.

Ещё мне нравится фреймворк про создание своей карьерной идентичности: его используют в Гарварде для профориентации магистрантов. Если упрощать, то он про то, что ты должен понять свою верхнеуровневую миссию в жизни, например, «хочу избавить человечество от рабства» или «хочу, чтобы никто не бросал собак». Дальше ты пытаешься понять, какими способами ты можешь это сделать в рамках тех навыков, которые тебе нравится применять. В идеале нужно, чтобы у человека не только хорошо получалось то, что он делает, но и чтобы он этим горел.

Дальше нужно взять свою миссию и прикинуть, как ты можешь повлиять на её предмет. Причём таких способов миллиард. Это как раз то, о чём раньше не думали: если ты хотел учить детей, то шёл сначала в педагогический университет, а потом в школу. В ней ты получал маленькую зарплату и, вероятно, разочаровывался в своём призвании.

Но его можно реализовывать совершенно по-разному. У каждого человека есть миссия, набор навыков и требования к рабочей деятельности: например, комфортный уровень дохода и возможность путешествовать. Исходя из всех этих переменных можно набросать список каких-то «позиций мечты». Потом их довольно просто найти: на LinkedIn или на похожих сервисах. Дальше, выделив набор «работ мечты», нужно сравнить навыки, которые у тебя уже есть, с теми, которые требуются, — и приобретать недостающие.

Каждому своё 

А какие инструменты ты используешь для планирования и постановки целей?

В работе я пользуюсь внутренними инструментами: в «Яндекс для бизнеса» входят сервисы для планирования и организации командной работы, например, Яндекс.Трекер. Ещё у нас есть ряд сервисов, которые пока недоступны для внешних пользователей.

Верхнеуровневые цели мы ставим в отдельном внутреннем инструменте, а в трекере они делятся на отдельные задачи. Для личных проектов я использую внешний Яндекс.Трекер, Notion и Trello. А планирую я в двух бумажных ежедневниках.

Почему в двух?

В одном я системно планирую неделю — веду трекер привычек и просто записываю всё, что нужно не забыть: даты, события и так далее. А второй — свободного формата. Я записываю туда вещи, которые мне приходят в голову: мне важно иметь какие-то свободные страницы, где я могу писать что угодно.

Как ты пришла к своей системе планирования?

В какой-то момент я поняла, что мне разрывает голову от того, что нужно не забыть сделать. Я просто села и записала всё это на бумагу. Есть такая система — GTD, Getting Things Done. Она как раз про это. Ты берёшь и выносишь всё из своей головы: сначала заносишь в один список, а потом разносишь по разным. Дальше на двухстах страницах говорится о том, как не запутаться в этих списках.

Это немного сработало: потому что это было лучше, чем не делать ничего. Однако я не учла, что достижение некоторых целей занимает длительное время — у них большой критический путь. Например, чтобы начать водить, нужно сначала записаться в автошколу, три месяца отходить в неё, пройти внутренний экзамен — и только потом сдать на права. Если ты планируешь получить права в феврале, то начинать нужно как минимум в ноябре.

Из-за того, что я это не предусмотрела, у меня постоянно сдвигались планы, и я себя за это ругала. Потом я подумала, что надо бы применить систему OKR и думать о высокоуровневых направлениях. Если говорить на примере прав, то я хочу их получить не для того, чтобы получить, а для того, чтобы иметь возможность свободно путешествовать и побывать во всех странах мира. OKR помогла мне со структурой и мотивацией.

А чего, по-твоему, точно не стоит делать, чтобы стать продуктивнее?

Думаю, что точно не стоит искать какие-то универсальные фреймворки и навязывать себе планирование. Есть много людей, которым комфортно без системы и без чёткого целеполагания — и это нормально. Я сторонник того, что планирование не должно быть унифицированным.

— Менять свою систему нужно, когда в ней что-то не устраивает: например, если всё забываешь или делаешь вместо важных вещей неважные

Самое важное — понять про себя, что ты за человек. Например, есть люди, которые более склонны к ответственности, и те, кому это не так важно. Я из первой категории. В своей голове я по умолчанию отвечаю за всё — как за то, на что я могу повлиять, так и за то, что ко мне не относится.

Поэтому для меня одной из основных задач будет не заставить себя что-то делать, а не перегружать себя. Но есть противоположная категория людей. Нужно понять свой паттерн и работать с ним, не отрицая и не скрывая его от себя.