Правило 1. Приглашайте меньше участников

Идеально, если в зуме вас двое. Трое-четверо — тоже ок. Но если число участников больше пяти, то эффективность резко снижается. Участники часто перебивают друг друга, кто-то всё время молчит и занимается своими делишками.

Правило 2. Начинайте со смолл-тока

Поговорить о погоде, котах, сериалах и других приятных вещах — святое дело. Можно рассказать смешную историю, чтобы все улыбнулись и встряхнулись. Смол-током еще полезно занять первые несколько минут, пока все подключаются к звонку.

Правило 3. Не спрашивайте: «Коллеги, меня слышно?»

Если вас не будет слышно, коллеги обязательно скажут об этом. Но чтобы это случилось, важно следовать следующему правилу.

Правило 4. Обязательно включайте камеру

Когда мы видим собеседников, их мимику — это дает +100500 очков к качеству общения. А также частенько даёт поводы для второго правила (а также для десятого, но об этом — позже). Если вам не нравится фон — лучше включить размытие, чем светить черным экраном.

Правило 5. Обязательно выключайте звук

Прямо входите в колл с выключенным звуком и включайте его ровно на то время, пока говорите. Опытный зум-колльщик оперирует кнопкой включения и выключения микрофона с ловкостью профессионального радиста. Зато никакие посторонние шумы во время разговора никого не отвлекают!

Правило 6. Ведите конспект встречи

Если во время встречи не вести конспект того, что обсудили и что нужно сделать, — она прошла зря.

Следствие из правила 6. Тот, кто не спросил в начале: «Друзья, а кому вести конспект?» — тот его и ведет.

Следствие из правила 6. В конце созвона полезно спросить: «Друзья, а каков наш следующий шаг?»

Правило 7. Говорите в паузах

Во время созвонов порой непросто взять слово — речь двух одновременно говорящих людей сливается в неразличимый шум. Поэтому лучше говорить в паузах между собеседниками — вы научитесь «ловить» их, глядя на лица.

Также в «Хенгаутсе», «Вебексе» и «Зуме» полезно пользоваться фичей «Поднять руку». Но она не всегда срабатывает со слишком эмоциональными собеседниками, которые любят брать слово надолго.

Правило 8. Предупреждайте за 10 минут до конца

Полезно следить за таймингом встречи и предупреждать всех сперва за 10 минут, а потом за 2–3 минуты до её окончания. Тогда вы успеете быстро подвести итоги и попрощаться.

А еще лучше не проводить встреч длиннее 45 минут. Эффективность встречи снижается не только с ростом количества участников, но и с увеличением её продолжительности.

Следствие из правила 8: если встреча длится дольше часа, все участники с черными квадратиками вместо камер сидят в соцсеточках.

Правило 9. Фасилитируйте

Обычно на плечах организатора лежит важная задача — сделать так, чтобы всем было комфортно. Вот что полезно делать:

— В начале созвона за минуту объяснить, зачем мы все тут собрались и к каким практическим целям нужно прийти.

— В процессе следить за таймингом: каждому отдельному человеку не стоит говорить дольше 2–3 минут подряд.

— Полезно давать слово «молчунам». Можно прямо спросить: «Женя, а что ты думаешь? Хотим твой совет!»

— Записывать важные решения и дела (см. Правило 6)

— Гасить споры и не давать дискуссии «утечь» в русло флуда.

Правило 10. Показывайте кота

Всё просто: если у вас есть кот — смело зовите его. Особенно помогает сбросить напряжение во время сложных разговоров. Все сразу спросят хором: «Ой, а как зовут этого добряка?» Если у вас не кот, а пёс — тоже показывайте, хоть это и сложнее технически.